Il Software CEI-Ar

Il software Cei-ar raccoglie e rielabora l’esperienza, maturata già dalla fine degli anni ’90, intorno all’applicativo denominato Arianna, tuttora utilizzato in numerose diocesi italiane. Cei-ar è dunque un software finalizzato a supportare il lavoro archivistico, nei suoi aspetti principali, ovvero per ciò che riguarda le due attività di riordino e di descrizione della documentazione storica; ha caratteristiche di generalità e flessibilità, che lo rendono adeguato a diverse tipologie di archivio. Garantisce il rispetto degli standard e la possibilità di scambio dati rispetto ad altri applicativi. Cei-ar non si differenzia, nella sostanza, da altri software, ugualmente indirizzati al riordino e alla descrizione, ugualmente utilizzabili in contesti archivistici anche molto diversificati. Esso tuttavia presenta alcune caratteristiche peculiari, che lo rendono particolarmente adatto a supportare il progetto della Conferenza Episcopale Italiana.
Ogni buona progettazione, qualunque sia l’ambito di riferimento, ha inizio con l’individuare, il delimitare ed il descrivere l’oggetto sul quale ci si accinge ad intervenire: si tratta di svolgere un’attività di analisi, che, in questo caso, potrà riguardare il singolo fondo archivistico, inteso come l’insieme della documentazione prodotta da un medesimo soggetto, oppure un insieme di fondi archivistici conservati come un tutto unico o dislocati sul territorio.
Cei-ar è dotato di una tipologia di scheda, la scheda fondo, che può essere utilizzata opportunamente proprio in fase di analisi, per raccogliere tutte quelle informazioni utili alla conoscenza il più possibile approfondita della realtà da affrontare. La scheda fondo può avere dunque un duplice utilizzo: preventivo all’avvio del lavoro, come scheda su cui appuntarsi le informazioni generali relative al fondo, e come normale scheda descrittiva, da incrementare e completare poi nel corso del lavoro. L’analisi dovrebbe comprendere le informazioni utili quantomeno a definire le dimensioni dell’oggetto dell’intervento, la sua cronologia e lo stato di ordinamento. Parte integrante dell’analisi sono anche le notizie relative alla dislocazione fisica del materiale documentario: queste notizie infatti possono rivelarsi cruciali ai fini dell’organizzazione del lavoro da svolgere. A tale scopo Cei-ar mette a disposizione un’altra tipologia di scheda, la scheda aggregazione fisica, collegabile con la scheda fondo, che consente appunto di rappresentare la collocazione dei documenti e anche di fornire una valutazione delle condizioni di conservazione.
Una volta conclusa la fase di analisi, ha inizio la vera e propria attività di progettazione dell’intervento, che riguarda i due aspetti fondamentali dell’operare archivistico, ossia il riordino e la descrizione.
Il riordino è un’operazione molto impegnativa, specie se i fondi da trattare, è il caso di quelli ecclesiastici, hanno un periodo di vita molto ampio e possono aver subìto nel corso del tempo spostamenti e rimaneggiamenti. Tale operazione però è anche quella che può trarre il maggior vantaggio dall’impiego dello strumento informatico: è noto infatti che il ripristino dell’ordine originario avviene per tentativi, ed è essenziale perciò usufruire di uno strumento che consenta di formulare, rapidamente ed efficacemente, varie ipotesi di riordino delle singole unità archivistiche, man mano che esse vengono schedate. Affinché ciò sia possibile, è necessario che il riordino venga rigorosamente progettato, attraverso l’utilizzo di una scheda particolarissima presente in Cei-ar, la scheda rappresentazione che corrisponde ad un ordinamento, reale o anche solo ipotizzato, del fondo: a ciascuna scheda fondo possono venire agganciate più schede rappresentazione, tante quante sono, appunto, le ipotesi di riordino che si intende esplorare nel corso del lavoro.
La presenza della scheda rappresentazione induce l’operatore a condurre una riflessione preventiva ed approfondita sullo stato di ordinamento del fondo e a valutare l’esistenza o meno di strumenti di aiuto per il ripristino dell’ordine originario, come le segnature rilevabili sulle unità archivistiche ed i vecchi strumenti di corredo. Agganciata a ciascuna scheda rappresentazione, verrà poi costruita, nel corso del lavoro, la gerarchia delle partizioni e sottopartizioni del fondo, fino alle unità e sottounità archivistiche, secondo l’ordinamento che la scheda rappresentazione individua.
Per l’ultima fase della progettazione, che riguarda l’attività descrittiva. Innanzitutto dovrà essere prestabilito il livello della descrizione, che significa che il fondo può essere descritto come un tutto unico, utilizzando perciò la sola scheda fondo, oppure può essere descritto nelle sue principali articolazioni, serie e sottoserie, utilizzando quindi anche la scheda aggregazione logica, oppure può essere descritto fino al livello delle singole unità archivistiche, sottounità, fino ai singoli documenti, usando la scheda unità. Cei-ar prevede dunque una tipologia di scheda differente per ogni differente livello descrittivo; inoltre consente di svolgere interventi di successivo approfondimento, programmando prima interventi di livello più generale, per poi passare in un secondo momento ad aggiungere schede di livello ulteriore.
Una volta predeterminato il livello al quale la descrizione del fondo dovrà attestarsi, occorre stabilire quanto approfondita e dettagliata dovrà essere la compilazione delle tipologie di schede prescelte. In altre parole, l’archivista è chiamato a definire un modello descrittivo suo proprio, adeguato sia alla documentazione che sta per trattare che alla quantità di risorse che può mettere in campo.
Cei-ar rende disponibile, per ognuna delle tipologie di scheda nominata, un modello descrittivo di riferimento, estremamente dettagliato, in cui ciascuna tipologia informativa è individuata singolarmente, proprio per rendere possibile a ciascun operatore, o meglio a ciascun progettista, la scelta puntuale di tutte e sole quelle tipologie informative che lo interessano e che si impegnerà a rilevare nel corso del lavoro di descrizione. Non solo: a ciascuna di tali tipologie informative è associato un vocabolario di controllo, cioè un elenco di termini, che potrà essere nella maggior parte dei casi personalizzato, in modo che la progettazione del lavoro possa arrivare fino alla definizione della terminologia da utilizzare.
Cei-ar è un software che lascia completamente libero l’archivista di sviluppare il tipo di intervento più aderente alla realtà e alle esigenze dell’archivio che ha davanti, al tempo stesso fornisce le coordinate, offre il quadro di riferimento entro il quale il lavoro di ogni operatore può inserirsi nell’orizzonte comune ciò assicura il raccordo dei progetti delle diverse diocesi che hanno aderito al programma con il più vasto progetto della Conferenza Episcopale Italiana, che assicura possibilità di confronto sui problemi, valorizzazione delle comuni esperienze, infine offre garanzia di condivisione dei risultati.

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